筆者は、大学で「技術英語2」の授業も担当しています。授業では、メールによる技術的なやり通り、仕様書や設計文書を英文で書く方法や、英語から日本語への翻訳方法、英語によるプレゼンテーションを解説しています。

　学生にいつも言っているのは、「皆さんは、英語が苦手で、会社へ入ったら、英語から逃げられると思っているでしょうが、その逆です」「この授業で学ぶのは、『英文解釈』『英作文』『英会話』ではありません。世界のエンジニアの共通言語である英語による『コミュニケーション能力』です。イチロー選手や錦織圭選手が持っている『実践的なコミュニケーション力』を身に付けてください」です。

　コミュニケーション手段として、メールは非常に重要です。速く、早く、正確に英文メールを作る基本的な指針として、筆者が学生に指導しているのは、以下の3点です。

　「30分で英文メールを書くコツ」は、Google翻訳をうまく使いこなすことですが、上記の日本語メールをいきなりGoogle翻訳に入れると、以下のような、「一見それらしいが、意味不明なメール」が出力されます（ぐちゃぐちゃしていて、何が書いてあるか、よく分かりませんね）。国際的に通じる「日本語のメール」の書き方を以下に7つのポイントで解説します。この「日本語メール」を機械翻訳すれば、「国際的に通じる英文メール」に変換できます。

　上記の日本語メールは、日本国内の技術者に送る典型的な形式をしています。日本語のメールとしては、これで十分に意味は通じますが、これをどうすれば海外で通じるメールになるでしょうか。

　上記の3つの基本指針と、上記メールの問題点を見ていきましょう。特に重要なのは、「2．日本語のメールを国際メールの作法に従い、内容を調整、変更する」です。

ポイント1：スパム扱いされないよう、題名をキチンと書く

　メールは、非常に手軽で速い通信手段ですが、無視される可能性が非常に高いコミュニケーション手段でもあります（図1参照）。

図1：コミュニケーション手段のいろいろ

　プロジェクトマネージャーのもとへ、1日に100通単位でメールが来ます。1通を読んで返信するのに3分かかるとしても、全部のメールを処理するのに5時間もかかります。そんな悠長にメールを見ている時間はありません。で、題名を見て、読まずに捨てたり、メールハンドラが自動的にスパムメールの箱に入れたりします。題名として、「Hello」「Meeting」「Thank you」「Request」は問題外。即、スパム認定されてゴミ箱行きです。

　今回の題名である「お願いの件」は、もっと具体的に、緊急性がある雰囲気を出すべきです。私なら、「12月21日までに修正版を確認してください」とします。題名には、日付やプログラム名などを入れて、具体性を出し、スパムでないことを積極的にアピールすべきです。

ポイント2：時候の挨拶は不要。いきなり用件に入る

　日本人は超級真面目で、手紙でいきなり用件に入るのは失礼だと思っています。まずは、時候の挨拶を述べてから本題に入るのが日本式ですね。日本人同士のメールはそれが礼儀ですが、国際的なメールでは、いきなり用件に入るのが正式です。例えば、ホワイトハウスのトランプ大統領から、鷲（ワシ）が13本の矢をつかんでいるレターヘッドが付いた公式文書が届いても、時候のあいさつは一切なく、いきなり1行目から用件が書いてあるはずです。

　時候の挨拶として、「北国からは雪の便りが届く今日この頃、ご健勝のことと思います」を「We receive letters saying the arrival of the snow season from the northen countries these days, but I think you are sound and healthy」と訳してメールを出すと、それを受け取ったシリコンバレーのリチャード・スミスさんは、同僚に、「おい、デイビッド、このメールを見てみろよ。イチロー・ヤマモトが俳句を送ってきたぞ」「おぉ、これが、ハイスクールで習ったハイクの本物かぁ」と大騒ぎになるでしょう。英文による国際的なメールでは、「俳句」は不要です。

ポイント3：「起承転結」方式ではなく、「結・起承転」方式で書く

　問題として挙げた日本語メールは、典型的な「起承転結」構造になっています。「バグの原因が分かりました」→「修正版のソースコードを作りました」→「修正版でバグが解決できたか、確認してください」→「12月21日までにお願いします」。この構造だと、最後まで読まないと、リチャード・スミスさんには、「山本一郎さんが、私に何をしてほしいのか」が不明です。最後まで読まないと用件が分からないのでは、受け取ったプロジェクトマネージャーは、無駄に時間を取られるため、大きなストレスになります。

　国際メールの基本は、「○○をしてほしい。なぜなら××だからだ」と、結論を書いて、事情を説明します。プロジェクトマネージャーは忙しいので、「○○をしてほしい」と書いてあった時点で、それをする時間的、人員的な余裕があれば、「引き受けよう」と考え、以降の文章は斜め読みし、真面目には読みません。

　ミステリーで言えば、いきなり、「犯人はこいつだ」と明かし、後からその理由の述べる倒叙形式（この方式の代表が、人気テレビ番組の『刑事コロンボ』と『古畑任三郎』）で書くのが、国際的な技術メールの基本です。

ポイント4：箇条書きを多用する

　論文や文芸作品では、箇条書きは使いませんが、技術メールでは、たっぷり使いましょう。特に、今回のメールで、バグが発生する条件を描いていますが、非常に分かりにくい。ここは、箇条書きで書くところですね。

　箇条書きにすると、時系列がはっきりしますし、相手がそれに回答や反論する場合、「ところで、(3)ですが、こちらでは該当しません」と、ピンポイントで書けます。誤解が生じる余地がありません。

ポイント5：文字で書いてあることがすべて。「忖度」はない

　英文の手紙では、書いてあることだけをそのままの意味で解釈します。一方、日本語の手紙は、「文章」と「文化」をミックスさせて解釈します。「北海道へ旅行に行ってきました。つまらない物ですが、あなたにお土産を買ってきました」と書くと、日本人なら、「とてもいい物なのに、気を遣わせまいと謙遜しているんだな」と思いますが、英文メールでは、文字通り、「えっ、私にガラクタを買ってきたのか？」と解釈します。

　この「文化的な違い」は意外に対策が簡単ではありません。日本特有の「謙遜」や「へり下り」は、英文メールでは別の表現にしましょう。謙遜せず、しかも、自慢気な雰囲気も出さずに、言いたいことを表現するのは、非常に高度な言語能力が必要です。私は、プレゼントを渡す時の常套文句、「プレゼントを買ってきました。つまらない物ですが」の英訳は、「Here's something for you. I hope you like it（プレゼントです。気に入っていただけるといいのですが）」がいいと思っています。

ポイント6：上司にCCを送る。

　ビジネスメールでは、CCを上司に送るといいでしょう。CCは、「カーボン・コピー」の略で、コピー機のない大昔、白紙の上に墨を塗ったカーボン紙を乗せ、その上にさらに白紙をもう1枚乗せてそこに文面を書いて、複写していました（学生には、「カーボン紙」が何か説明しても、分かってくれません……）。

　要は、CCは、「同じ文面を上司にも送ったよ。だから無視すると、上司から叱られるよ」との圧力をかけていることになります。

ポイント7：google翻訳が「食べやすい」ように、日本語を調整する

　日本語は、「主語や目的語を省略するほど、日本語らしくなる」という非常に特殊な言語です。以下に例を挙げます。

　原文の日本語を機械翻訳しやすいように、全ての文に、愚直に主語と目的語をつけましょう。英語が得意な人は、無意識にこれを頭の中でやっていて、英会話をしているのです。