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» 2017年11月06日 10時00分 公開

社内に広がる“見えざるExcel業務”をシステム化:丸投げされたとき、あなたは耐えられるか? とある企業の脱Excel奮闘記

とある企業の情報システム部門に勤務する担当者が、「Excelファイルでの案件管理が限界なので何とかしてほしい」という営業部からの依頼に応える奮闘記。ノンプログラミングWebデータベースで一挙に解決しよう。

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 ――これは、とある企業に勤務する情報システム部門(以下、情シス)担当者のお話である。

 発端は「『Microsoft Excel』ファイルでの案件管理がそろそろ限界なので、何とかしてほしい」という営業部からの依頼でした。

 何年も情シスにいると「○○システムの構築」みたいなものはめずらしくもない依頼ですし、いつものように、

  • 「案件管理ならパッケージソフトもたくさんあるんじゃないか」
  • 「自分たちで開発するとしたらどんな構成にしようかな」
  • 「もしかしたらExcelの関数やマクロを駆使すればどうにかなるレベルでは」

などなど、軽い気持ちで考えていました。

 でも実際、営業現場はすごく大変なことになっていました。営業マネジャーのところには、営業担当者ごとにフォーマットの異なるExcelファイルがメールでたくさん飛んでくるんです。

 行/列もバラバラ、入力内容も統一されていない。ひどいときにはメール本文の方に大事なコメントが書いてあったりします。マネジャーはそれを1つにまとめて集計するだけで夜遅くなってしまい、とても分析どころじゃないんです。

 ああ、これは大変だなって。Excelやメールは便利ですけど、人数が多くなってくるとこんな風に全然統制が取れなくなります。ウチの稼ぎ頭である営業部のためにも、しっかり検討しなければいけないと思っていました。

 そこでふと気付いたんです。「あれ? これって営業部だけの問題なんだっけ?」って……。

※本稿は、キーマンズネットからの転載記事です。

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