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» 2016年10月05日 09時00分 UPDATE

IT導入完全ガイド:専用ツールだから簡単にできる! 「マニュアル作成ツール」のいろは

業務マニュアルや作業手順書は、ビジネスを着実に進める上で必須の資料だ。しかし同時に、その作成やメンテナンスは「本業ではない業務」として後回しにされがちでもあった。この矛盾を解消するためのツールが存在感を増している。本稿ではマニュアル作成業務の課題を解決するツールの基本機能を解説する。

[提供:キーマンズネット編集部,TechFactory]

多くの企業がハマる「業務マニュアル、4つの落とし穴」

キーマンズネット

 ほとんどの職場で、何らかの形で存在しているであろう「業務マニュアル」。しかし、一昔前の日本企業の多くでは、今日ほど業務マニュアルが必要とされていなかった。むしろ、業務マニュアルがなくとも問題にならなかったといった方が正確だろう。終身雇用が当たり前の時代、若手従業員は先輩社員の働きぶりを間近にしながら業務を覚えていくものだと考えられていたからだ。

 しかし、人材の流動化が進み市場競争が激化する中で、自社製品やサービスの品質を高め、企業としての競争力を維持するためには、若手従業員を一刻も早く戦力として育て上げることが求められるようになってきた。そのためには先輩社員から少しずつノウハウを盗んでいくようなやり方では間に合わない。より迅速かつシステマチックに業務手順やノウハウを伝えるための手段として、業務マニュアルの整備と活用にスポットライトが当たるようになったのだ。

 しかし、いざ業務マニュアルの整備に乗り出したものの、多くの企業が作成や運用でつまずき、思うような効果を上げられずにいる。ここでは多くの企業がハマる「業務マニュアルの落とし穴」を幾つか挙げてみよう。


マニュアル作成に時間がかかる

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